6 Consigli per il Tuo Evento all’Aperto

Organizzare un evento per il proprio business non è mai una cosa semplice.

Che sia un meeting, una conferenza, una fiera o un evento sportivo, il lavoro che c’è dietro per garantire la sua riuscita deve essere strutturato e meticoloso.

Se poi decidi di organizzare il tuo evento all’aperto invece che al chiuso, aggiungi un ulteriore livello di difficoltà. Infatti, un evento all’aperto è più complicato da organizzare. Devi pensare alle condizioni atmosferiche, agli impianti, al gazebo. Sicuramente però, sarai d’accordo con me quando dico che un gazebo può dare un’aria davvero speciale ed unica al tuo evento. Combinando la fantasia dell’outdoor ed il glamour di un hotel, trasformerai la location in un luogo indimenticabile, intimo e completamente personalizzato.

Ecco 6 consigli pratici per la buona riuscita del tuo evento.

La Sicurezza Prima di Tutto

Scegli una ditta di noleggio attenta alla sicurezza. Saresti sorpreso di sapere quanti incidenti possono accadere: la struttura non regge, tessuti e rivestimenti che rischiano di prendere fuoco (a volte per una semplice svista), impianti luce non a norma—queste sono solo alcune delle cose che potrebbero andare storte. Assicurati che la ditta di noleggi a cui ti rivolgerai sia assicurata e possieda certificati CE, certificazioni di staticità, che le tensostrutture ed i gazebo siano realizzati in materiale ignifugo e che gli impianti elettrici siano a norma e dotati di salvavita.

Arredi di Qualità

Arredi di qualità. Molto spesso le ditte che noleggiano le tensostrutture non hanno gli arredi e gli accessori necessari per un evento all’aperto—oppure, se ce l’hanno, sono le solite fragili sedie di plastica scomode che rischiano di rompersi. Assicurati di scegliere una ditta di noleggi che abbia accessori di qualità certificati e che controllino periodicamente la qualità dei loro prodotti.

Come Fare per Rendere il Tuo Evento Indimenticabile?

Avrai sentito spesso dire che sono i dettagli che fanno la differenza; probabilmente tu stesso l’hai detto più di una volta. Questo è vero in ogni campo e il tuo evento non fa eccezione: sono i dettagli che le persone ricordano di più. Se vuoi che i tuoi ospiti abbiano un ricordo indimenticabile del tuo evento scegli arredi ed accessori ricercati. Desk reception, armadi, divetti, tende e drappi, punta sui dettagli per lasciare i tuoi ospiti a bocca aperta.

Delizia i Tuoi Ospiti con Questo Stratagemma

Quando devono ospitare un evento, molte location mettono a disposizione il proprio Wi-Fi. Il problema è che, purtroppo, molto spesso il segnale è debole e crea problemi di connettività. Assicurati che la ditta di noleggi garantisca il servizio wi-fi, soprattutto se quello che stai organizzando è un meeting o una conferenza ed i tuoi relatori e ospiti hanno bisogno di internet. Credimi, ti ringrazieranno.

Massimo Comfort

Se il tuo evento si svolge in inverno assicurati che la ditta di noleggi abbia gazebo e tensostrutture con le pareti laterali, e che abbiano i cannoni spara aria calda ed i funghi. Se il tuo evento si svolge in estate assicurati che la ditta di noleggi abbia le strutture apposite per quella stagione: nella parte superiore dei gazebo e delle tensostrutture, tra i due strati di PVC bianco, viene inserita una pellicola nera. Il vantaggio di questo pellicola è che in caso di sole, all’interno delle strutture fa meno caldo.

L’Unica Cosa che Non Può Mancare

Ci sono bagni nei pressi della location che hai scelto? Se non ce ne sono, o sono troppo pochi, dovresti considerare l’idea di affittarne uno. Se non sai quale ditta chiamare chiedi consiglio alla società di noleggio dei gazebo, sicuramente sapranno consigliarti, oppure hanno una ditta con cui collaborano e possono pensarci loro.

Che sia un meeting professionale, una conferenza, un evento sportivo oppure solamente un evento informale, pianificare i dettagli del tuo evento in anticipo ti aiuterà a evitare spiacevoli brutte sorprese.

C’è qualcos’altro che abbiamo dimenticato di elencare? Faccelo sapere nei commenti e aggiorneremo il post con le migliori idee!